Rabu, 26 April 2017

Pengenalan SOP (Standard Operating Procedur)

Assalamualaikum Wr.Wb


A. Pengertian Standard Operating Procedur
Standard Operating Procedure, atau SOP, adalah satu set instruksi langkah-demi-langkah yang disusun oleh sebuah organisasi untuk membantu pekerja melaksanakan operasi rutin. SOP bertujuan untuk mencapai efisiensi, kualitas output dan keseragaman kinerja, sekaligus mengurangi miskomunikasi dan kegagalan untuk mematuhi peraturan industri.

 Manfaat dari Standard Operating Procedur

  • Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
  • Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
  • Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
  • Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada interfensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
  • Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  • Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
  • Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
  • Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
  • Memberikan informasi mengenai beban tugas yangdipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Tujuan dari Standard Operating Procedur

  • Agar petugas pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
  • Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
  • Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas pegawai terkait.
  • Melindungi organisasi unit kerja dan petugas pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
  • untuk menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Fungsi dari Standard Operating Procedur
  • Memperlancar tugas petugas pegawai atau tim unit kerja.
  • Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
  • Mengetahui dengan jelas hambatan!hambatannya dan mudah dilacak
  • Mengarahkan petugas pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
  • Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure
  • SOP adalah bagian dari Integral dari suatu sistim Mutu
  • Dapat di imflementasikan juga di kembangkan kapan saja menerut tuntutan pertumbuhan perusahaan dan lingkungan sekitarnya
  • Dapat Di gunakan bagian dari suatu programe pelatihan pegawai dalam sebuah organisasi/perusahaan
  • Adanya kejelasan pekerjaan dan tanggungjawab setiap pegawai juga divisi dari organisasi, siapa melakukan apa, apa yang di lakukan kapan di lakukan dan kepada siapa hal itu akan di laporkan
  • Dapat lebih mudah untuk mengukur tingkat pertumbuhan kinerja dari organisasi
  • Image dari perusahaan tersebut di mata karyawan dan Clients akan lebih baik juga terhormat.  

B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR

1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP) Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

  • Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
  • Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
  • Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)
  • tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

4 Jenis Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

A). Langkah sederhana (simple steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.

B). Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

C). Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

D). Diagram Alir (flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri dari 4 simbol, yaitu:
  1. simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
  2. Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
  3. Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
  4. Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan).
  5. Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts terdiri dari  2 jenis yaitu:

  1. Linear flowcharts (diagram alir linier)
    Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang dipakai.
  2. Branching flowcharts (diagram alir bercabang) Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

2. Simbol-simbol dalam prosedur kerja

A. jenis-jenis simbol
  1. Lingkaran besar (O)
  2. belah ketupat
  3. segi empat bujur sangkar
  4. segi tiga terbalik
  5. segi tiga ganda terbalik
  6. lingkaran kecil
  7. anak panah

B. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur
  1. jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.
  2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
  3. Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik- baiknya.
  4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
  5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
  6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
  7. Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN BERDASARKAN SIFAT DAN KEGIATAN

SOP teknis. Ciri-ciri SOP teknis:

  • pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
  • Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

SOP administratif. Ciri-ciri administratif:

  • Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
  • Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat maokro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan

AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDUREAsas-asas penyusunan standard operating prosedue:
  • Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
  • Asas pertanggung jawaban, hal ini ha    rus dapat dipertanggung jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
  • Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
  • Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
  • Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik secara langsung maupun tidak langsung.
  • Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
  • Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak  yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
  • Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas

E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE
  1. Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
  2. Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
  3. Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pegawai/pejabat.
  4. Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.
  5. SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.

1. Manfaat prosedur tertulis adalah;
A) Planning-controlling
  • mempermudah dalam pencapaian tujuan.
  • merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
  • menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
  • mepermudah pengawasan.

B) Organizing
  • mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
  • dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
  • menciptakan konsistensi kerja.

C) Staffing-leading
  • membantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pegawai.
  • konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksima
  • mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.

D) Coordination
  • menciptakan koordinasi yang baik antar departemen
  • untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen

F. TEKNIK MENYUSUN SOPAda tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:
  1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
  2. Membuat rancangan awal.
  3. Melakukan evaluasi internal.
  4. Melakukan evaluasi eksternal.
  5. Melakukan uji coba.
  6. Menempatkan prosedur pada unit terkait.
  7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang
dikehendaki dapat diwujudkan yaitu.
  1. Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya.
  2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.
  3. Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.
  4. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP
H.Kesimpulan
Dengan adanya SOP maka karyawab akan memiliki sebuah pedoman sehingga pekerjaan akan menjadi semakin aman.

Referensi:
Wassalamualaikum Wr.Wb
Share:

0 komentar:

Posting Komentar